Microsoft Excel: Οδηγός, Συναρτήσεις και Cheat Sheet

Το Microsoft Excel είναι εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων για καταχώριση, οργάνωση, επεξεργασία και ανάλυση δεδομένων. Σε αυτόν τον οδηγό θα βρεις βασικές έννοιες, τύπους, συναρτήσεις, παραδείγματα, εργαλεία ανάλυσης και χρήσιμες συντομεύσεις, από το πρώτο σου φύλλο εργασίας μέχρι πιο σύνθετες εργασίες.

Περιεχόμενα

• Βασικές έννοιες και αναφορές κελιών
• Τύποι και τελεστές
• Μαθηματικές και στατιστικές συναρτήσεις
• Λογικές συναρτήσεις και έλεγχος σφαλμάτων
• Αναζήτηση και αναφορά δεδομένων
• Συναρτήσεις κειμένου
• Ημερομηνίες και ώρες
• Δυναμικοί πίνακες
• Εργαλεία οργάνωσης και ανάλυσης
• Συνηθισμένα σφάλματα
• Χρήσιμες συντομεύσεις
• Πρακτικές συμβουλές

1. Βασικές έννοιες και αναφορές κελιών

Ένα βιβλίο εργασίας (workbook) μπορεί να περιλαμβάνει πολλά φύλλα εργασίας (worksheets). Κάθε φύλλο αποτελείται από γραμμές, στήλες και κελιά. Η διεύθυνση A1 αναφέρεται στο κελί της στήλης A και της γραμμής 1, ενώ η περιοχή A1:C5 περιλαμβάνει τα κελιά από A1 έως C5.

Έννοια	Παράδειγμα	Περιγραφή
Κελί	A1	Τομή γραμμής και στήλης.
Περιοχή	A1:C10	Ορθογώνιο σύνολο κελιών.
Σχετική αναφορά	A1	Μεταβάλλεται όταν αντιγράφεται ο τύπος.
Απόλυτη αναφορά	$A$1	Κλειδώνει στήλη και γραμμή.
Μικτή αναφορά	$A1 ή A$1	Κλειδώνει μόνο τη στήλη ή τη γραμμή.
Φύλλο άλλου tab	='Πωλήσεις'!A1	Αναφέρεται σε κελί άλλου φύλλου.

Παράδειγμα: Αν στο κελί B2 υπάρχει η τιμή 10 και στο C2 η τιμή 5, η αναφορά =B2+C2 επιστρέφει 15. Με το πλήκτρο F4 κατά την επεξεργασία μιας αναφοράς μπορείς να εναλλάσσεις σχετική, απόλυτη και μικτή μορφή.

2. Τύποι και τελεστές

Κάθε τύπος στο Excel ξεκινά με το σύμβολο =. Οι τύποι μπορούν να περιλαμβάνουν αριθμούς, αναφορές κελιών, συναρτήσεις και τελεστές.

Τελεστής	Λειτουργία	Παράδειγμα
+	Πρόσθεση	=A1+B1
-	Αφαίρεση	=A1-B1
*	Πολλαπλασιασμός	=A1*B1
/	Διαίρεση	=A1/B1
^	Ύψωση σε δύναμη	=A1^2
%	Ποσοστό	=A1*10%
&	Συνένωση κειμένου	=A1&" "&B1
=, <>	Ίσο, διαφορετικό	=A1<>B1
>, <	Μεγαλύτερο, μικρότερο	=A1>B1
>=, <=	Μεγαλύτερο/μικρότερο ή ίσο	=A1>=10

Στα παραδείγματα χρησιμοποιείται ελληνική/ευρωπαϊκή ρύθμιση ορισμάτων με ελληνικό ερωτηματικό (;). Ανάλογα με τις τοπικές ρυθμίσεις του Excel, ο διαχωριστής ορισμάτων μπορεί να είναι κόμμα (,). Τα ονόματα των συναρτήσεων ενδέχεται επίσης να εμφανίζονται μεταφρασμένα σε ορισμένες εγκαταστάσεις.

3. Μαθηματικές και στατιστικές συναρτήσεις

Συνάρτηση	Σύνταξη	Χρήση
SUM	=SUM(A1:A10)	Αθροίζει αριθμούς.
AVERAGE	=AVERAGE(A1:A10)	Υπολογίζει τον αριθμητικό μέσο όρο.
MIN / MAX	=MIN(A1:A10) / =MAX(A1:A10)	Επιστρέφει τη μικρότερη ή μεγαλύτερη τιμή.
COUNT	=COUNT(A1:A10)	Μετρά κελιά που περιέχουν αριθμούς.
COUNTA	=COUNTA(A1:A10)	Μετρά μη κενά κελιά.
COUNTBLANK	=COUNTBLANK(A1:A10)	Μετρά κενά κελιά.
SUMIF	=SUMIF(A2:A10;"Αθήνα";B2:B10)	Αθροίζει τιμές που ικανοποιούν ένα κριτήριο.
SUMIFS	=SUMIFS(C2:C10;A2:A10;"Αθήνα";B2:B10;">=100")	Αθροίζει με πολλαπλά κριτήρια.
COUNTIF	=COUNTIF(A2:A10;"Ολοκληρώθηκε")	Μετρά τιμές βάσει ενός κριτηρίου.
COUNTIFS	=COUNTIFS(A2:A10;"Αθήνα";B2:B10;">100")	Μετρά με πολλαπλά κριτήρια.
AVERAGEIF	=AVERAGEIF(A2:A10;"Αθήνα";B2:B10)	Μέσος όρος με ένα κριτήριο.
SUBTOTAL	=SUBTOTAL(9;B2:B10)	Υπολογίζει σύνολο, μέσο όρο και άλλες πράξεις· χρήσιμο σε φιλτραρισμένες λίστες.
ROUND	=ROUND(A1;2)	Στρογγυλοποιεί σε συγκεκριμένα δεκαδικά ψηφία.
ROUNDUP / ROUNDDOWN	=ROUNDUP(A1;0)	Στρογγυλοποιεί πάντα προς τα πάνω ή προς τα κάτω.
ABS	=ABS(A1)	Επιστρέφει την απόλυτη τιμή.
MOD	=MOD(A1;2)	Επιστρέφει το υπόλοιπο της διαίρεσης.
INT	=INT(A1)	Στρογγυλοποιεί προς τα κάτω στον πλησιέστερο ακέραιο.
RANK.EQ	=RANK.EQ(A2;$A$2:$A$10;0)	Υπολογίζει την κατάταξη μιας τιμής.

4. Λογικές συναρτήσεις και έλεγχος σφαλμάτων

Συνάρτηση	Παράδειγμα	Περιγραφή
IF	=IF(B2>=50;"Επιτυχία";"Αποτυχία")	Επιστρέφει διαφορετικό αποτέλεσμα ανάλογα με μια συνθήκη.
AND	=AND(B2>=50;C2="Ναι")	TRUE όταν όλες οι συνθήκες είναι αληθείς.
OR	=OR(B2>=50;C2="Ναι")	TRUE όταν τουλάχιστον μία συνθήκη είναι αληθής.
NOT	=NOT(A1="")	Αντιστρέφει μια λογική τιμή.
IFERROR	=IFERROR(A2/B2;0)	Επιστρέφει εναλλακτική τιμή όταν ο τύπος εμφανίζει σφάλμα.
IFNA	=IFNA(XLOOKUP(E2;A2:A10;B2:B10);"Δεν βρέθηκε")	Χειρίζεται ειδικά το σφάλμα #N/A.
IFS	=IFS(A1>=90;"Άριστα";A1>=50;"Καλώς";TRUE;"Αποτυχία")	Ελέγχει διαδοχικά πολλαπλές συνθήκες.
SWITCH	=SWITCH(A1;"A";"Άλφα";"B";"Βήτα";"Άλλο")	Επιλέγει αποτέλεσμα βάσει μιας τιμής.

5. Αναζήτηση και αναφορά δεδομένων

Οι συναρτήσεις αναζήτησης εντοπίζουν δεδομένα σε πίνακες. Στις νεότερες εκδόσεις προτίμησε τη XLOOKUP όπου είναι διαθέσιμη, επειδή υποστηρίζει αναζήτηση προς οποιαδήποτε κατεύθυνση και ακριβή αντιστοίχιση από προεπιλογή.

Συνάρτηση	Παράδειγμα	Χρήση
XLOOKUP	=XLOOKUP(E2;A2:A10;B2:B10;"Δεν βρέθηκε")	Αναζητά τιμή και επιστρέφει αντίστοιχη τιμή από άλλο εύρος.
VLOOKUP	=VLOOKUP(E2;A2:C10;3;FALSE)	Αναζητά στην πρώτη στήλη και επιστρέφει τιμή από στήλη δεξιά.
INDEX	=INDEX(B2:B10;3)	Επιστρέφει στοιχείο συγκεκριμένης θέσης.
MATCH	=MATCH(E2;A2:A10;0)	Επιστρέφει τη σχετική θέση μιας τιμής.
INDEX + MATCH	=INDEX(B2:B10;MATCH(E2;A2:A10;0))	Συνδυασμός αναζήτησης και επιστροφής τιμής.
CHOOSE	=CHOOSE(2;"Μικρό";"Μεσαίο";"Μεγάλο")	Επιλέγει τιμή από λίστα βάσει αριθμητικού δείκτη.
INDIRECT	=INDIRECT("A"&1)	Μετατρέπει κείμενο σε αναφορά κελιού.

Σημείωση: Στη VLOOKUP, το FALSE ζητά ακριβή αντιστοίχιση. Η XLOOKUP είναι διαθέσιμη σε Microsoft 365 και νεότερες εκδόσεις, αλλά ενδέχεται να απουσιάζει από παλαιότερες εκδόσεις όπως το Excel 2016/2019.

6. Συναρτήσεις κειμένου

Συνάρτηση	Παράδειγμα	Περιγραφή
LEFT	=LEFT(A1;3)	Επιστρέφει τους πρώτους χαρακτήρες.
RIGHT	=RIGHT(A1;4)	Επιστρέφει τους τελευταίους χαρακτήρες.
MID	=MID(A1;2;5)	Επιστρέφει χαρακτήρες από συγκεκριμένη θέση.
LEN	=LEN(A1)	Μετρά τους χαρακτήρες.
TRIM	=TRIM(A1)	Αφαιρεί περιττά κενά μεταξύ λέξεων και από τα άκρα.
UPPER / LOWER	=UPPER(A1)	Μετατρέπει κείμενο σε κεφαλαία ή πεζά.
PROPER	=PROPER(A1)	Κάνει κεφαλαίο το πρώτο γράμμα κάθε λέξης.
CONCAT	=CONCAT(A1;" ";B1)	Συνενώνει κείμενα.
TEXTJOIN	=TEXTJOIN(", ";TRUE;A1:A5)	Συνενώνει εύρος με διαχωριστικό και προαιρετική παράλειψη κενών.
FIND	=FIND("@";A1)	Εντοπίζει κείμενο με διάκριση πεζών/κεφαλαίων.
SEARCH	=SEARCH("excel";A1)	Εντοπίζει κείμενο χωρίς διάκριση πεζών/κεφαλαίων.
SUBSTITUTE	=SUBSTITUTE(A1;"παλιό";"νέο")	Αντικαθιστά συγκεκριμένο κείμενο.
TEXT	=TEXT(A1;"0,00 €")	Μετατρέπει αριθμό σε μορφοποιημένο κείμενο.
VALUE	=VALUE(A1)	Μετατρέπει αριθμητικό κείμενο σε αριθμό.

7. Ημερομηνίες και ώρες

Συνάρτηση	Παράδειγμα	Περιγραφή
TODAY	=TODAY()	Τρέχουσα ημερομηνία.
NOW	=NOW()	Τρέχουσα ημερομηνία και ώρα.
DATE	=DATE(2026;11;12)	Δημιουργεί ημερομηνία από έτος, μήνα και ημέρα.
DAY / MONTH / YEAR	=DAY(A1)	Εξάγει ημέρα, μήνα ή έτος από ημερομηνία.
HOUR / MINUTE / SECOND	=HOUR(A1)	Εξάγει ώρα, λεπτά ή δευτερόλεπτα.
DATEDIF	=DATEDIF(A1;B1;"Y")	Υπολογίζει διαφορά ημερομηνιών σε έτη, μήνες ή ημέρες.
DAYS	=DAYS(B1;A1)	Υπολογίζει ημέρες μεταξύ δύο ημερομηνιών.
DAYS360	=DAYS360(A1;B1)	Υπολογίζει ημέρες με βάση έτος 360 ημερών.
EDATE	=EDATE(A1;3)	Μετακινεί ημερομηνία κατά μήνες.
EOMONTH	=EOMONTH(A1;0)	Επιστρέφει την τελευταία ημέρα του μήνα.
NETWORKDAYS	=NETWORKDAYS(A1;B1)	Μετρά εργάσιμες ημέρες, εξαιρώντας Σαββατοκύριακα.
WORKDAY	=WORKDAY(A1;10)	Επιστρέφει ημερομηνία μετά από εργάσιμες ημέρες.

Η DATEDIF δέχεται μονάδες "Y" (ολόκληρα έτη), "M" (ολόκληροι μήνες), "D" (ημέρες), "YM" (μήνες χωρίς έτη), "YD" (ημέρες χωρίς έτη) και "MD" (ημέρες χωρίς μήνες και έτη). Χρησιμοποίησέ την με προσοχή σε περιπτώσεις όπου η ημερομηνία λήξης προηγείται της ημερομηνίας έναρξης.

8. Δυναμικοί πίνακες και σύγχρονες συναρτήσεις

Οι δυναμικοί πίνακες επιστρέφουν πολλαπλά αποτελέσματα και τα εμφανίζουν αυτόματα σε γειτονικά κελιά (spill range). Οι παρακάτω συναρτήσεις διατίθενται σε Microsoft 365 και σε εκδόσεις που τις υποστηρίζουν.

Συνάρτηση	Παράδειγμα	Χρήση
FILTER	=FILTER(A2:C20;C2:C20>100;"Δεν βρέθηκαν")	Φιλτράρει γραμμές βάσει συνθήκης.
SORT	=SORT(A2:C20;2;1)	Ταξινομεί περιοχή βάσει στήλης.
SORTBY	=SORTBY(A2:C20;C2:C20;-1)	Ταξινομεί βάσει ξεχωριστού εύρους.
UNIQUE	=UNIQUE(A2:A20)	Επιστρέφει μοναδικές τιμές.
SEQUENCE	=SEQUENCE(10)	Δημιουργεί ακολουθία αριθμών.
TRANSPOSE	=TRANSPOSE(A1:C3)	Αντιστρέφει γραμμές και στήλες.

Αν η περιοχή στην οποία πρέπει να εμφανιστούν τα αποτελέσματα δεν είναι κενή, μπορεί να εμφανιστεί το σφάλμα #SPILL!. Ελευθέρωσε τα αντίστοιχα κελιά για να εμφανιστεί ολόκληρο το αποτέλεσμα.

9. Εργαλεία οργάνωσης και ανάλυσης δεδομένων

Μορφοποίηση ως πίνακας (Format as Table)

Επίλεξε τα δεδομένα και χρησιμοποίησε Ctrl + T για να τα μετατρέψεις σε πίνακα Excel. Οι πίνακες προσφέρουν φίλτρα, αυτόματη επέκταση γραμμών, συνεπή μορφοποίηση και δομημένες αναφορές. Δώσε περιγραφικό όνομα από την καρτέλα Table Design.

Ταξινόμηση και φίλτρα

Με την ταξινόμηση οργανώνεις δεδομένα αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Τα φίλτρα εμφανίζουν μόνο τις εγγραφές που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια. Πριν από ταξινόμηση, βεβαιώσου ότι έχει επιλεγεί ολόκληρος ο πίνακας και ότι οι επικεφαλίδες είναι σωστές.

Μορφοποίηση υπό όρους (Conditional Formatting)

Επισημαίνει αυτόματα κελιά με βάση κανόνες, όπως τιμές μεγαλύτερες από ένα όριο, διπλότυπα, κλίμακες χρωμάτων και γραμμές δεδομένων. Είναι χρήσιμη για γρήγορο εντοπισμό τάσεων και αποκλίσεων.

Επικύρωση δεδομένων (Data Validation)

Περιορίζει τις τιμές που μπορούν να εισαχθούν σε ένα κελί. Μπορείς, για παράδειγμα, να δημιουργήσεις αναπτυσσόμενη λίστα επιλογών, να επιτρέψεις μόνο ημερομηνίες συγκεκριμένου διαστήματος ή αριθμούς εντός ορίων.

Συγκεντρωτικοί πίνακες (PivotTables)

Οι PivotTables συνοψίζουν μεγάλους όγκους δεδομένων χωρίς να χρειάζεται να γράψεις σύνθετους τύπους. Μπορείς να ομαδοποιήσεις εγγραφές, να υπολογίσεις αθροίσματα ή πλήθη και να συγκρίνεις κατηγορίες. Τα δεδομένα προέλευσης πρέπει να έχουν σαφείς επικεφαλίδες και συνεπή μορφή.

Γραφήματα (Charts)

Χρησιμοποίησε γραφήματα στηλών για συγκρίσεις, γραμμών για μεταβολές στον χρόνο και πίτας μόνο για απλή απεικόνιση μερών ενός συνόλου. Πρόσθεσε σαφή τίτλο, ετικέτες και κατάλληλη κλίμακα.

Power Query

Το Power Query εισάγει και μετασχηματίζει δεδομένα από αρχεία, βάσεις δεδομένων και άλλες πηγές. Επιτρέπει καθαρισμό, αλλαγή τύπων, διαχωρισμό στηλών, αφαίρεση διπλοτύπων και επαναλαμβανόμενη ανανέωση των βημάτων μετασχηματισμού.

10. Συνηθισμένα σφάλματα στο Excel

Σφάλμα	Αιτία / αντιμετώπιση
#DIV/0!	Διαίρεση με μηδέν ή κενό κελί. Έλεγξε τον παρονομαστή.
#N/A	Δεν βρέθηκε η ζητούμενη τιμή. Έλεγξε τα δεδομένα αναζήτησης και την αντιστοίχιση.
#NAME?	Μη αναγνωρισμένο όνομα συνάρτησης ή περιοχή, συχνά λόγω ορθογραφικού λάθους.
#VALUE!	Λανθασμένος τύπος δεδομένων ή μη έγκυρο όρισμα.
#REF!	Μη έγκυρη αναφορά, συχνά επειδή διαγράφηκε κελί ή περιοχή που χρησιμοποιούσε ο τύπος.
#NUM!	Μη έγκυρη αριθμητική τιμή ή αποτέλεσμα εκτός επιτρεπτών ορίων.
#NULL!	Λανθασμένος τελεστής περιοχών ή μη σωστή τομή περιοχών.
#SPILL!	Τα κελιά στα οποία πρέπει να επεκταθεί ένας δυναμικός πίνακας δεν είναι διαθέσιμα.
#####	Συνήθως η στήλη είναι πολύ στενή για να εμφανίσει την τιμή ή την ημερομηνία.

11. Χρήσιμες συντομεύσεις πληκτρολογίου

Συντόμευση	Ενέργεια
Ctrl + C / Ctrl + V	Αντιγραφή / επικόλληση.
Ctrl + X	Αποκοπή.
Ctrl + Z / Ctrl + Y	Αναίρεση / επανάληψη.
Ctrl + S	Αποθήκευση βιβλίου εργασίας.
Ctrl + T	Δημιουργία πίνακα από επιλεγμένα δεδομένα.
Ctrl + 1	Άνοιγμα μορφοποίησης κελιών.
Ctrl + Shift + L	Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση φίλτρων.
Alt + =	Αυτόματο άθροισμα (AutoSum).
F2	Επεξεργασία ενεργού κελιού.
F4	Εναλλαγή τύπων αναφοράς κατά την επεξεργασία τύπου.
Ctrl + ;	Εισαγωγή τρέχουσας ημερομηνίας.
Ctrl + Shift + ;	Εισαγωγή τρέχουσας ώρας.
Ctrl + Space	Επιλογή ολόκληρης στήλης.
Shift + Space	Επιλογή ολόκληρης γραμμής.
Ctrl + Page Up / Page Down	Μετάβαση στο προηγούμενο / επόμενο φύλλο.

Οι συντομεύσεις μπορεί να διαφέρουν σε Mac, Excel για το web ή ανάλογα με τη διάταξη πληκτρολογίου και την έκδοση.

12. Πρακτικές συμβουλές για σωστά υπολογιστικά φύλλα

• Χρησιμοποίησε μία σαφή επικεφαλίδα για κάθε στήλη και απόφυγε κενές γραμμές μέσα στα δεδομένα.
• Κράτησε σταθερό τύπο δεδομένων ανά στήλη, για παράδειγμα ημερομηνίες σε στήλη ημερομηνιών και αριθμούς σε αριθμητικές στήλες.
• Μετέτρεψε λίστες δεδομένων σε Excel Tables ώστε οι τύποι και τα φίλτρα να επεκτείνονται αυτόματα.
• Προτίμησε απόλυτες αναφορές όπως $A$1 όταν μια σταθερή τιμή χρησιμοποιείται σε πολλούς τύπους.
• Μην χρησιμοποιείς χειροκίνητα κενά ή πολλαπλά σύμβολα για στοίχιση δεδομένων· χρησιμοποίησε μορφοποίηση κελιών.
• Έλεγχε τους τύπους με μικρό δείγμα δεδομένων πριν τους εφαρμόσεις σε ολόκληρο το φύλλο.
• Διατήρησε αντίγραφο ασφαλείας πριν από μαζικές αλλαγές, εισαγωγές ή μετασχηματισμούς.
• Μην αποθηκεύεις ευαίσθητα δεδομένα σε κοινόχρηστα αρχεία χωρίς κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης.

Επίσημη τεκμηρίωση και περαιτέρω μελέτη

• Microsoft Support – Βοήθεια και εκμάθηση του Excel
• Microsoft – Συναρτήσεις Excel ανά κατηγορία
• Microsoft – Αλφαβητική λίστα συναρτήσεων Excel
• Microsoft – Βασικές εργασίες στο Excel

Ο οδηγός λειτουργεί ως σημείο αναφοράς (cheat sheet). Η διαθεσιμότητα ορισμένων συναρτήσεων εξαρτάται από την έκδοση του Excel και τις τοπικές ρυθμίσεις της εφαρμογής.